TCMS-Verfahrensdokumentation: Vertragsmanagement in Kommunen

Warum eine TCMS Verfahrensdokumentation im Vertragsmanagement?
Kommunale Körperschaften stehen spätestens ab dem 01.01.2027 vor der verbindlichen Anwendung des § 2b UStG (Optionsphase bis 31.12.2026). Damit Vertragsabschlüsse steuerlich sauber ablaufen und Prüfungen jederzeit bestanden werden, braucht es klare Rollen, einen verbindlichen Workflow und ein zentrales Vertragsregister. Diese Muster-Verfahrensdokumentation zeigt, wie ein Tax Compliance Management System (TCMS) das Vertragsmanagement rechtssicher und effizient macht.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Amt für Finanzen / Buchhaltung – sorgt für korrekte Kontierung, Steuerschlüssel und fristgerechte Meldungen.
Steuerbeauftragter – zentrale fachliche Instanz für USt/§ 2b; prüft jeden Vertrag vor Unterschrift, erteilt die USt-Freigabe und pflegt das Vertragsregister (Neuaufnahmen, Änderungen, Beendigungen).
Fachämter – erstellen die Entwürfe (Leistungsbeschreibung, Entgelt, Vertragsart), liefern Unterlagen und beantworten Rückfragen.
Amtsleitungen – zeichnen Verträge erst nach vorliegendem USt-Freigabevermerk.

Der Workflow in 8 Schritten

Initiierung (Fachamt) – Bedarf, Vertragsart, Leistungsbeschreibung, Vergabeunterlagen.
Vertragsentwurf (Fachamt) – inkl. Entgelt, Laufzeit, Leistungsort, USt-Klauseln und Rechnungsvorgaben.
Kurz-Check (Fachamt) – Vorprüfung nach Prüfschema (Leistungsaustausch, Rechtsnatur, § 2b-Aspekte).
USt-Prüfung (§ 2b) durch den Steuerbeauftragten – Pflicht-Gate: Einordnung, Steuersatz/Befreiung/Option, Vorsteuer, schriftlicher USt-Freigabevermerk.
Zeichnung (Amtsleitung) – ausschließlich mit angehängter USt-Freigabe.
Registerpflege (Steuerbeauftragter) – sofortige Eintragung/Änderung/Beendigung mit nachvollziehbarem Änderungslog.
Verbuchung (Buchhaltung) – Kontierung, Steuerschlüssel, Abgrenzung, Belegprüfung.
Monitoring & Reporting – Stichproben, KPI, Abgleich Fibu↔Register, jährlicher Wirksamkeitscheck.

Was im Vertragsregister stehen muss

Das Register ist die Single Source of Truth. Empfehlenswerte Mindestfelder: Register-ID, Fachamt, Vertragsart, Gegenstand, Partner, Rolle (leistend/empfangend), Rechtsnatur (öR/privat), Vertragsdaten, Entgelt (netto/brutto, Intervall), § 2b-Status (hoheitlich, Wettbewerb, Bagatelle, Anhang-I, IKZ), USt-Status (steuerbar/-frei, Norm, Steuersatz), Vorsteuer/Zuordnung, Steuerschlüssel, USt-Freigabe (Datum/Zeichnung), Ablage/Link und Änderungslog.

Prüfschema USt/§ 2b – kompakt

Leistungsaustausch?
Rechtsgrundlage: öffentlich-rechtlich oder privatrechtlich?
Hoheitliche Tätigkeit nach § 2b?
Wettbewerbsrelevanz/größere Verzerrungen?
Bagatellgrenze 17.500 € (gleichartige Leistungen, p. a.)?
Anhang-I-Katalog (MwStSystRL)?
Steuerbefreiung/Option/Steuersatz (19 %/7 %/0 %)?
Vorsteuer/Zuordnung/§ 15a?
Rechnungsangaben (§ 14/14a UStG) vertraglich sichergestellt?

Vorlagen-Paket A1–A6 (als separate Muster)

A1 Checkliste steuerliche Prüfung/§ 2b (Pflicht vor Zeichnung, inkl. USt-Freigabe).
A2 Struktur Vertragsregister (Pflichtfelder & Syntax; in Excel/SharePoint produktiv).
A3 Konsultationsbogen bei Zweifelsfragen (Dokumentation der Entscheidung).
A4 Checkliste Überwachung ausgelagerter Tätigkeiten.
A5 Schulungsnachweis & Mitarbeiter-Bestätigung (Awareness/TCMS-Pflichten).
A6 Fristenkalender (USt-Voranmeldung/ZM/Jahreserklärung, Register-Abstimmung, § 15a-Monitoring).

Vorteile für die Kommune

Rechtssicherheit: USt-Freigabe vor Unterschrift minimiert Nachforderungen und Streit.
Transparenz: Lückenlose Aktenlage und eindeutige Verantwortlichkeiten.
Effizienz: Standardisierte Prüfschritte, schnelle Eilfall-Freigaben (dokumentiert), klarer Eskalationsweg.
Prüfungssicherheit: Nachweise, KPIs und regelmäßige Wirksamkeitsreviews.

Fazit: Mit dieser TCMS-Verfahrensdokumentation wird Vertragsmanagement in Kommunen steuerlich belastbar, revisionssicher und alltagstauglich – von der ersten Idee bis zur Verbuchung.

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